皆さん、こんにちは！ リープの堀です。早いもので2023年も残り2カ月を切りましたね。来年こそ、より良いベンダーを見つけて事業を推進したい……そんな風に考えていらっしゃる方も多いのではないでしょうか。

リープ・堀

うまくアウトソースをしようと意気込んでも、思うように成果が出なかったこと、説明が必要でかえって手間がかかったことを思い出し、二の足を踏んでいる方もおられるかと思います

そこで今回は、的確にスムーズな取引をするために欠かせない『RFP』 について解説してみたいと思います。

RFPとは、「Request For Proposal」の略で、「提案依頼書」とも呼ばれます。
ベンダーから良質な提案をもらうための情報伝達手段であり、プロジェクト全体の質を高めるために欠くことができません。

システム導入や業務委託に際し、ベンダーに「○○したいので最適な提案をください」と依頼するために、

• 何をしたいのか（業務要求、技術要求、運用要求）
• いくらでしたいのか（予算）
• いつまでにしたいのか（納期、スケジュール）

を明示するための依頼書なのです。

それでは次に、RFPのメリットを見ていきましょう。

RFPの特徴と4つのメリット

①より良い提案を受けられる可能性が高まる
発注者はまだ具体化されていない要求であったとしても、要求の概要を文書化することによって、ベンダーに対して「何をしたいか」を明確に伝えることができ、良い提案を受けられる可能性が高まります。また、自社内だけでは、システムの専門的な知識に乏しく、最先端の技術を選択することは難しいですが、システム開発会社から知識を補うことができます。仮に、要求外の提案も受ける余裕があると伝えれば、軸となる要求を満たしたうえで、発注者側が知らなかった技術を利用したより良いシステムを目指すことのできる可能性もあります。

②社内検討の際、提案力のあるベンダーを見極めやすくなる
候補となっている全システム開発会社に同じ内容のRFPを出すことによって、各システム開発会社からの提案に大きなブレがなくなり、適正価格の相場が分かり、コンペを行う際には提案力のあるシステム会社を見極めやすくなります。

③予算とスケジュールが妥当か確認しやすくなる
見積書によって発注者が設定していた予算が妥当かどうか、また、納期や作業スケジュールに無理がないかどうかを確認できます。場合によっては、予算の見直しやスケジュールの再検討が必要になることでしょう。

④認識齟齬がなく期待通りのシステムが導入できる
近年、情報システムで処理する業務が増え、構造が複雑化し、口頭の説明だけでは抜け漏れや認識相違が発生することもありますが、RFPがあれば期待通りのシステムを導入することが可能になります。

明確なRFP作成は意外と難しく、ベンダーも依頼者との打ち合わせで、

どれだけRFP要素を明確にできるかが腕の見せ所となっております。

続きを読む